Pametno poslovanje vodi do poslovnih uspehov in zanesljive rasti, poleg tega si lahko neposredno olajšamo različne službene obveznosti. Veliko lažje bo delo, če imamo svoje poslovanje stalno pod nadzorom, sploh če imamo hkrati tudi enostaven dostop do pomembnih poslovnih podatkov. Dober vpogled v ozadje vsakdanjega poslovanja je nujni temelj za sprejemanje pomembnih poslovnih odločitev, zato se vsekakor splača poslovanje preobraziti tako, da bo kar se da inteligentno.
To omogočajo računalniški sistemi, s katerimi bo vsak aspekt poslovanja vedno povsem pod kontrolo. Ni se treba bati, da bomo na kaj pozabili ali spregledali, saj sistem redno sledi vsem pomembnim in manj pomembnim podrobnostim. To ponuja poslovni sistem M-Files, ki je priljubljena izbira za vse, ki iščejo celovito rešitev za inteligentno in uspešno poslovanje.
Kazalo vsebine
Pomoč za uspešno upravljanje odnosov s strankami
Že pri delu s strankami se lahko poslužimo dobrodošle pomoči, ki jo nudi takšen sistem. Tu se namreč srečamo z mnogimi podati, s katerimi si lahko upravljanje odnosov s strankami olajšamo in dosežemo boljše rezultate pri poslovanju. Imeti moramo namreč dober pregled nad prodajo, tako lahko oblikujemo skupine strank in jih primerjamo po različnih karakteristikah. Pogosto oblikujemo različne ciljne skupine, tako da bo upravljanje odnosov s strankami bolj enostavno in uspešno. Pripravimo različne pristope pri naslavljanju različnih vrst strank, zadržimo najbolj donosne stranke in spodbudimo tiste, pri katerih obstaja velik potencial. Prav tako lahko iste funkcionalnosti izkoristimo pri trženj svoje ponudbe ciljni skupini, ki še ni med našimi strankami.
Vsekakor je treba za upravljanje odnosov s strankami uporabiti mnoge informacije, ki jih zbiramo pri poslovanju, a po navadi niso dobro izkoriščene. V večini podjetij tu obstaja še veliko potenciala, če se lahko prilagodimo in začnemo zbrano poslovno inteligenco dejansko uporabljati. Tako za upravljanje odnosov s strankami kot tudi za druge naloge lahko pametno poslovanje prinese pravo revolucijo, kar se kaže tudi na končnih poslovnih uspehih. Vse to lahko dosežemo že z relativno enostavnimi sistemi, ki ponujajo funkcionalnosti za delo s poslovno dokumentacijo in zbranimi informacijami.
Potrebujemo predvsem dokumentni sistem
Nujna funkcija vsakega poslovnega sistema je dokumentni sistem, ki omogoča enostavno delo s poslovno dokumentacijo. Imamo pa tu na voljo kar dosti izbire in ni nujno, da bomo lahko enostavno našli pravo opcijo. Splača se pobrskati po naprednih poslovnih sistemih, ki omogočajo delo s poslovno dokumentacijo v sklopu drugih funkcij, lahko pa dobimo tudi enostavnejše sisteme, ki morda vključujejo le to funkcijo ali pa so recimo namenjeni le arhiviranju digitalnih dokumentov.
Zmogljiv poslovni sistem na tem področju ponuja napredne funkcije, ki jih lahko dobro izkoristimo. M-Files, ki ga nudi IT podjetje 360ECM, je med naprednimi sistemi, ki vključujejo dobrodošle funkcije za delo s poslovnimi dokumenti. Predvsem se te funkcije osredotočajo na možnosti uporabe zbranih dokumentov in informacij, čeprav dokumentni sistem seveda omogoča tudi varno shranjevanje in arhiviranje. Predvsem je pomembno to, da imamo nad zbrano dokumentacijo dober pregled in hitro pridemo do podatkov, ki jih potrebujemo. Dober dokumentni sistem nam pri tem pomaga s samodejnim zbiranjem in razvrščanjem dokumentov, oblikujemo lahko različne skupine in oznake, uredimo tudi možnosti dostopa za različne uporabnike v večjem podjetju.
Dokumentni sistem lahko pomaga tudi pri delu
Če imamo na razpolago podroben vpogled v vse informacije, ki jih zbiramo pri poslovanju, bomo veliko lažje sklepali pomembne poslovne odločitve in upravljali poslovanje svojega podjetja. A prav tako je dokumentni sistem zelo koristen tudi pri vsakdanjem delu. Omogoča uporabo poslovne dokumentacije, hkratno delo na projektih, ki vključujejo večjo ekipo, delo na daljavo, sprotno prilagajanje zahtev, sledenje spremembam … Vse to so kritične funkcije, ki omogočajo uspešno delo. Nenazadnje na ta način optimiziramo delovne procese in zagotovimo visoko kakovost, sledljivost in zanesljivost. Ravno to so prednosti, ki jih iščemo pri sistemih, ki nam pomagajo pri poslovanju.
Kaj sploh je poslovna inteligenca?
Pojem poslovna inteligenca se uporablja v zelo različnih kontekstih in pogosto pomeni različne stvari, zato se je pametno pozanimati, kaj sploh označuje v dotičnem primeru. A načeloma gre za sistem zbiranja, obdelave in uporabe podatkov, ki jih lahko izkoristimo pri upravljanju poslovanja svojega podjetja.
Pri poslovanju stalno zbiramo raznovrstne podatke, tako poslovno dokumentacijo kot tudi kakšne druge informacije. Včasih se te vsebine kar samodejno zbirajo in shranjujejo, kar pogosto vodi v neurejeno podatkovno zbirko, ki je ne bomo mogli dobro izkoristiti. V večini podjetij se zato preprosto izogibamo delu s podatki, ki jih ne potrebujemo neposredno pri službenih obveznostih, a s tem izgubimo potencial, ki ga ima poslovna inteligenca. Če se lotimo dela te vrste, bomo takoj prepoznali nekatere odločilne prednosti, ki lahko naredijo razliko na konkurenčnem trgu.
Še posebej pomembna je poslovna inteligenca za sklepanje zahtevnih poslovnih odločitev. Poslovanje lahko uspešno upravljamo le na podlagi realnih podatkov, v nasprotnem primeru bolj kot ne ugibamo in se zanašamo na srečo pri upravljanju podjetja. Veliko bolj smiselno je izkoristiti neprecenljive vsebine, ki jih že imamo na voljo. Poslovna programska oprema nam omogoča, da zbrane podatke brez težav obdelujemo in uporabljamo, tako bomo veliko bolje pripravljeni na vse izzive, ki se pojavljajo pri poslovanju. Tako imenovano data-driven poslovanje je pravi pristop za podjetja, ki želijo kar se da suvereno sklepati pomembne poslovne odločitve in zasnovati uspešno dolgoročno strategijo.
Seveda pa nam poslovna inteligenca pomaga tudi pri vsakdanjem poslovanju in ima še številne neopazne učinke, na katere morda niti ne pomislimo. Nenazadnje imamo z velikimi podatkovnimi zbirkami kar dosti dela, hkrati pa imajo zbrane informacije velik potencial, ki ne bo vedno takoj razviden. Splača se torej podatke varno hraniti in imeti v urejeni zbirki, tudi če jih še ne nameravamo neposredno uporabiti. Kaj lahko se izkaže, da nam bodo priskočili na pomoč tudi tisti dokumenti, za katere si nismo mislili, da bodo uporabni.
Elektronski arhiv je nujen za praktično vsako podjetje
Med vsemi funkcijami naprednih poslovnih sistemov je verjetno prav elektronski arhiv med najbolj enostavnimi, a tudi najbolj uporabnimi opcijami. Prav vsako podjetje lahko te možnosti dobro izkoristi, če seveda ima ustrezno programsko opremo, ki to omogoča.
E-arhiv je pogosto zelo enostavno zasnovan, ravno s tem pa se prikupi manjšim podjetjem in samostojnim podjetnikom. Vsako podjetje pri poslovanju prejema raznovrstno dokumentacijo, ki jo mora včasih za dlje časa varno shraniti. Če so to dokumenti v digitalni obliki, bomo seveda potrebovali elektronski arhiv. Ta nam sicer omogoča tudi digitalizacijo dokumentov in shranjevanje v digitalni obliki, tako da ne bomo imeli več veliko opravka s papirjem. Kakorkoli, vso poslovno dokumentacijo bomo varno hranili na enem mestu, do nje bomo enostavno dostopali, poleg tega nam elektronski arhiv po navadi ponuja še dodatne funkcije, s katerimi se bolje znajdemo v zbirki digitalnih dokumentov.
Elektronski arhiv v primerjavi z običajnim arhivom
Nekatere dokumente moramo v vsakem primeru hraniti in je to morda celo zakonsko zahtevano, druge pa želimo imeti na varnem, če jih bomo kdaj potrebovali. Če za to uporabljamo klasični arhiv in imamo dokumente na papirju, bomo potrebovali veliko prostora, poleg tega bomo morali dokumente ustrezno zaščititi. Kaj hitro se lahko pripeti kakšna nezgoda, papir pa je lahko precej občutljiv. Poleg tega do arhiviranega gradiva ne moremo enostavno dostopati, brskanje po večjem arhivu je zamudno in ni vedno uspešno.
V primerjavi s tem ima napreden elektronski arhiv izredno praktične funkcije. Če se odločimo za celovit sistem, kot ga najdemo na https://360ecm.si/elektronski-arhiv.html, lahko pričakujemo zelo dobro izkušnjo pri uporabi. Tak arhiv namreč omogoča enostavno shranjevanje večjih zbirk poslovne dokumentacije. Arhiv je pri tem povsem organiziran, samodejno se dokumenti razvrščajo in vedno omogočajo vpogled. Do dokumentacije lahko dostopamo tudi na daljavo, tako da elektronski arhiv lahko uporablja več uporabnikov. Dokumenti bodo na varnem, ne da bi zasedali prostor ali zahtevali posebno skrb.
Poslovni sistemi za projektno vodenje
V podjetju seveda nimamo dela le z dokumenti, temveč se moramo osredotočiti tudi na kader in samo dejavnost. Tudi tu nam priskočijo na pomoč napredni poslovni sistemi, s katerimi imamo boljši pregled nad svojim poslovanjem. Olajšamo si lahko tudi projektno vodenje, sploh v večjih podjetjih, kjer je s tem veliko dela.
Če moramo bdeti nad mnogimi projekti in delovnimi skupinami, je to vsekakor pametno zapisati in vse podatke hraniti na enem mestu. Dober poslovni sistem samodejno ohranja pod kontrolo vse podrobnosti, poleg tega pa dejansko pomaga pri delu. Za projektno vodenje je pogosto zelo pomembno to, da znamo uskladiti delovne skupine, omogočiti dostop do vseh resursov za delo, hkrati pa pride v poštev tudi upravljanje kadra. Z naprednim poslovnim sistemom lahko to dosežemo brez večjih težav, saj so prav funkcije za projektno vodenje med najbolj koristnimi – možno je oblikovati delovne skupine, omogočiti deljenje poslovne dokumentacije in hkratno delo na istih vsebinah, beleženje sprememb in poročanje o napredku. Takoj najdemo številne koristne funkcije, ki pridejo prav tudi podjetjem, v katerih delo morda ne poteka po klasični šabloni za projektno delo.
Tu se zelo splača izbrati dober sistem, ki ima koristne funkcionalnosti za vsakdanje poslovanje. Hitro lahko naredimo zelo veliko razliko pri delu, velik potencial ima optimizacija delovnih procesov na ta način, tudi če nimamo v mislih kakšnih zelo velikih sprememb. V vsakem primeru lahko dobro izkoristimo nekatere funkcije, ki jih takšni sistemi ponujajo, največja razlika pa bo seveda opazna v podjetjih, ki svoje poslovanje v celoti prilagodijo takšnemu načinu.